La knowledge management non può essere essere racchiusa all'interno di una semplice definizione, poiché può riferirsi, nel suo concetto più ampio e generalizzato, alla condivisione della conoscenza all'interno di una comunità, una conoscenza pratica e/o teorica che viene diffusa tramite gli strumenti dell'information technology.
Lo sviluppo della knowledge management si può schematizzare attraverso una piramide, al cui vertice viene posizionata la saggezza, conoscenza distillata dall’intuizione e dall’esperienza. All'interno di una struttura aziendale la knowledge management diviene quindi una sorta di filosofia della condivisione, avviando così un ciclo che porta alla creazione di nuova conoscenza.
Una soluzione per il Knowledge management si basa sull'impiego di sistemi software in grado di supportare tutte le fasi relative al ciclo dell'informazione e gli aspetti legati alla comunicazione, avviando processi dedicati alla cattura delle competenze collettive, al controllo per avviare la realizzazione di attività che sfocino in obiettivi comuni, alla completa integrazione delle conoscenze che si presentano come frammentate.
I nuovi sistemi di knowledge management focalizzano molto la propria attenzione sulle potenzialità dell'e-learning, affinando ed implementando continuamente nuovi metodi per favorire la creatività.